テレワーク中の社外コミュニケーションや業務はデジタル化で効率UP

新型コロナウイルスの影響もあり、リモートワークに取り組む企業が加速度的に増えましたね。まだまだ予断を許さない状況であり、ワークスタイルにも継続的な変化が見られそうです。
今回はテレワークにおける社外とのやり取りの変化、社内業務に残る課題について記事をまとめてみました。

変化する社外コミュニケーション方法

オフィスに出勤することが当たり前だった頃、社外の方とのやり取りは「（どちらかのオフィスへ）訪問」「電話」「メール」が多かったのではないでしょうか。
もちろん、頻繁に連絡を取り合う社外の方とは「Slack」などのコミュニケーションツールも選択肢にあったでしょうが、全体で考えるとまだまだ少なかったように感じます。

それでは今、社外の方とのやり取りはどうなっているのでしょうか。
私の場合を例に取ると、役割として比較的社外の方との打ち合わせも多いのですが、大半が「Teams」や「Zoom」などのWeb会議ツールを使ってコミュニケーションしています。余談ですが、この動きに並行するように、電話＋画面共有するツールの利用は無くなりました。やはりデジタルであってもお互いの表情から得られる情報は多く、声色など温度感もよりリアルに感じ取れます。

一方で打ち合わせの参加人数が多いと、ネットワーク負荷などもあって動きが重たくなるため、ある程度の関係性がすでに構築できている場合には冒頭のみカメラをONにして、お互い挨拶が終わるとカメラをOFFにするといった暗黙のルールも浸透していたりします。
それでも顔が見れるということはこの状況下だからか、とてもホッとします。社内だけでなく、社外とのコミュニケーションもちょっとした工夫で、心理的安全や心のハードルが下がることを実感しています。

ということで、打ち合わせ自体はテクノロジーを活用することで、あまり影響なく進めることができています。
それゆえ、直接対面での重要性を改めて感じる場合もありますが、それでもデジタルに助けられている局面の方が多いように感じます。

コミュニケーション以外の「社外向け業務」も変わったか

では、打ち合わせ以外ではどうでしょう。
紙・ハンコを減らそう、無くそうという報道が連日紙面を賑わせていますが、社外とのやり取り、具体的には契約など金銭が関わるような部分でもこういった動きは一気に進んだ印象を受けます。先日共催セミナーを行った「クラウドサイン（弁護士ドットコム）」さんのユーザー増加は顕著で、これまで紙でのやり取りだった企業からもクラウドサイン（電子契約）経由で連絡をいただくケースがかなり増えました。

「SmartDB」と電子契約「クラウドサイン」システム連携のプレスリリースはこちら

ただ、これはあくまで企業と企業を繋ぐ社内の話。
内情を見ると、まだまだ社内での事前申請などではこれまで通りの紙やハンコが横行しており、そういった部分をデジタル化していきたいという問い合わせは増えています。

紙・ハンコは出社が前提で業務が成立するため、テレワークも選択肢となる今のワークスタイルに適さなくなってきています。
社外とのやり取りがスマートになったからといって、前工程で発生する社内の業務は出社して旧来のやり方で行っているというのではお粗末で、水面下で足をバタバタしている白鳥のようです。

多くの大企業で、現場から業務をデジタル化し、社内外の業務効率化に取り組み始めています。
ご参考まで、人事部門の若手社員がわずか3ヶ月で20業務をデジタル化された事例をご紹介します。

参考事例

わずか3ヵ月で20業務をデジタル化！現場主導で取り組む人事戦略とは

世界トッブシェアを誇る、総合セラミックスメーカーの日本特殊陶業。多忙を極める人事部門の若手担当者2名がたった3ヵ月で20の申請業務をデジタル化した。喫緊の課題であった紙文化からいかにして短期間で脱却できたのか…!?

詳しくはこちら

社外の次は社内業務もデジタル化を

社外とのやり取りは、量・内容ともに各自が担当している業務によっても大きく異なります。
今回の記事がすべての方に当てはまる訳ではありませんが、リモートワークや社外とのリモート会議が一気に広がったように、社内業務のデジタル化も進めることで業務を社内外で効率的にしていきたいですね。